| # Hilfe: Textbausteingruppen in einem Team gemeinsam nutzen Hier finden Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie Textbausteingruppen in Ihrem Team gemeinsam nutzen können. Wenn jeder Dropbox einsetzt und jeder die Gruppe bearbeiten darf, schauen Sie sich Fall #1 an. Wenn der Teamleiter Dropbox oder einen Webserver verwenden kann und andere die Gruppe nicht bearbeiten können müssen, schauen Sie sich Fall #2 an. Hinweis: Wenn Sie TextExpander in Ihrem Dock ausblenden, benötigen Sie Zugriff zu den Menübefehlen über die Menüs "+" oder das Zahnrad unter der Textbausteinliste. Fall #1: Jeder verwendet Dropbox; jeder kann die Gruppe bearbeiten Schritte für den Teamleiter: Erzeugen Sie einen Ordner "Gemeinsame Textbausteine" innerhalb Ihres Dropbox-Ordners oder verwenden Sie einen bereits vorhandenen gemeinsam genutzten Ordner. Wählen Sie in TextExpander die Textbausteingruppe aus, die Sie gemeinsam nutzen möchten und rufen dann den Menüpunkt Ablage/Kopie der Gruppe "X" sichern... auf und speichern die Textbausteingruppe an der gewünschten Stelle in Dropbox. Verwenden Sie unter www.dropbox.com das Web-Interface, um die Gruppe "Gemeinsame Textbausteine" aus Schritt 1 für jeden in Ihrem Team freizugeben. Gehen Sie zurück in TextExpander und löschen Sie die Ordner, die Sie gerade gespeichert haben, um zu verhindern, dass sie später dupliziert wird. Schritte für jeden, einschließlich Teamleiter: Akzeptieren Sie die Einladung für den gemeinsam genutzten Ordner von Dropbox, so dass der Ordner "Gemeinsame Textbausteine" in Ihrem Dropbox-Ordner erscheint. Wählen Sie den Menüpunkt Ablage/Neue Gruppe aus Datei aus und navigieren Sie zu der Gruppendatei innerhalb des Ordners "Gemeinsame Textbausteine" im Dropbox-Ordner. Stellen Sie sicher, dass die Option "als bearbeitbare lokale Kopie importieren" NICHT ausgewählt ist. Klicken Sie auf Öffnen. Sobald die gemeinsame Gruppe hinzugefügt wurde, wählen Sie diese aus und stellen Sie bei Aktualisierung: die Häufigkeit ein. Dropbox steuert die Synchronisation der Datei mit Ihrem Rechner und diese Einstellung legt fest, wie eine geänderte Datei geholt werden soll. Wie man an einer gemeinsamen Gruppe Änderungen vornimmt: Wählen Sie die Gruppe in der Textbausteinliste in TextExpander aus und duplizieren Sie diese mit CMD-D oder über den Menüpunkt Bearbeiten/Duplizieren. Damit wird eine Kopie Ihrer Gruppe erzeugt. Nehmen Sie Änderungen an der gerade kopierten Gruppe vor -- fügen Sie Textbausteine hinzu, bearbeiten oder entfernen Sie diese. Rufen Sie den Menüpunkt Ablage/Kopie der Gruppe "X" sichern... auf und überschreiben Sie die vorhandene Gruppendatei, indem Sie den gleichen Namen verwenden und erlauben Sie das Überschreiben, wenn Sie danach gefragt werden. Wählen Sie die ursprüngliche Gruppe aus und klicken Sie auf Jetzt aktualisieren. Ihre Änderungen sollten erscheinen. Sie können nun die aus Schritt 1 kopierte Gruppe löschen. Andere Mitglieder in Ihrem Team können entweder auf Jetzt aktualisieren klicken, z.B. weil sie in einer E-Mail dazu aufgefordert wurden oder deren Gruppe wird im nächsten Intervall aktualisiert. Fall #2: Der Teamleiter ist der einzige, der die Gruppe bearbeitet Schritte für den Teamleiter: Wählen Sie in TextExpander die Textbausteingruppe aus, die Sie gemeinsam nutzen möchten und rufen dann den Menüpunkt Ablage/Kopie der Gruppe "X" sichern... auf. Verwenden Sie keine Leerzeichen im Namen (z.B. sollten Sie "MeineGruppe.textexpander und nicht "Meine Gruppe.textexpander verwenden). Sichern Sie die Textbausteingruppe auf Ihrem Schreibtisch. Befördern Sie die Datei, die Sie in Schritt 1 gespeichert haben, auf einen Webserver, auf den jeder im Team Zugriff hat: Dropbox: Legen Sie die Datei im Public-Ordner in Dropbox ab, gehen Sie dann in den Finder und führen einen ctrl-Klick auf die Datei durch und wählen aus dem Kontextmenü Dropbox/Öffentl. Link kopieren aus. Es wird eine URL in die Zwischenablage kopiert, die etwa so aussieht: `http://dl.dropbox.com/u/1234567/MeineGruppe.textexpander` Intranet / Eigener Server: Legen Sie die Datei an einer geeigneten Stelle auf Ihrem Webserver ab und notieren Sie sich die URL. Senden Sie die URL der Gruppe an jeden im Team mit unten stehender Anleitung. Optional: Wenn Sie die gemeinsam genutzten Textbausteine nicht häufig aktualisieren, können Sie das versehentliche Ändern verhindern, indem Sie die gemeinsam genutzte Textbausteingruppe, die Sie erzeugt haben, löschen und auf die Gruppe verlinken, wie in den folgenden Schritten für die Teammitglieder beschrieben ist. Schritte für den Rest des Teams: Rufen Sie den Menüpunkt Ablage/Neue Gruppe aus URL... auf und fügen Sie die URL der Gruppe ein. Sobald die neue Gruppe hinzugefügt wurde, wählen Sie diese aus und stellen bei Aktualisierung: die Häufigkeit ein. Damit sagen Sie TextExpander, dass es diese Gruppe automatisch mit der eingestellten Häufigkeit neu laden soll. So ändert oder aktualisiert man die Gruppe: Wenn Sie als Teamleiter Ihre Kopie zuvor gelöscht haben, müssen Sie eine neue erzeugen: Wählen Sie die Gruppe in der Textbausteinliste in TextExpander aus und duplizieren Sie diese mit CMD-D oder über den Menüpunkt Bearbeiten/Duplizieren. Nehmen Sie Änderungen an der gerade kopierten Gruppe vor -- fügen Sie Textbausteine hinzu, bearbeiten oder entfernen Sie diese. Rufen Sie den Menüpunkt Ablage/Kopie der Gruppe "X" sichern... auf und überschreiben Sie die vorhandene Gruppendatei. Wenn Sie als Teamleiter Ihre Kopie zuvor gelöscht haben: Wählen Sie die ursprüngliche Gruppe aus und klicken Sie auf Jetzt aktualisieren. Ihre Änderungen sollten erscheinen. Sie können nun die in Schritt 1 kopierte Gruppe löschen. Andere Mitglieder Ihres Teams können entweder auf Jetzt aktualisieren klicken, z.B. weil sie in einer E-Mail dazu aufgefordert wurden oder deren Gruppe wird im nächsten Intervall aktualisiert. |
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